Hoy quiero hablarte de qué es Trello y para qué sirve,y te adelanto que es una de esas herramientas que cuando la descubres no puedes creer que antes trabajabas sin ella. Si gestionas proyectos, calendarios de contenido o campañas de marketing y todavía lo llevas todo en notas sueltas o en un Excel interminable, esto te va a cambiar el chip. ¡Vamos al lío!
Qué es Trello y por qué lo usa todo el mundo en marketing digital
Trello es una herramienta de gestión visual de proyectos y tareas que organiza el trabajo en tableros, listas y tarjetas. Es gratuita en su versión básica, funciona en navegador y app móvil y se usa tanto para proyectos individuales como para equipos.
Su gran ventaja frente a otros sistemas de organización es que de un vistazo sabes exactamente en qué estado está cada tarea sin tener que preguntar a nadie ni revisar emails de seguimiento. Todo está ahí, visible y ordenado.
Trello es una aplicación de gestión visual de proyectos que organiza el trabajo en tableros, listas y tarjetas. En marketing digital se ha convertidoes una de esas herramientas para gestionar calendarios de contenido, campañas y estrategias de redes sociales porque es intuitiva, flexible y no requiere formación previa para empezar a usarla bien.
Cómo funciona Trello por dentro: tableros, listas y tarjetas explicados sin rollos
La lógica de cómo funciona Trello es muy visual e intuitiva. Se basa en tres elementos que se van anidando y que en cuanto los entiendes ya no hay vuelta atrás:
- Tablero: es el espacio de trabajo principal. Cada proyecto, cliente o área de tu estrategia puede tener su propio tablero. Por ejemplo "Estrategia de contenidos Q3", "Campaña de lanzamiento" o "Gestión redes sociales cliente X".
- Listas: son las columnas dentro del tablero y representan las fases de tu flujo de trabajo. Lo más habitual en marketing es tener listas como "Ideas", "En producción", "En revisión", "Programado" y "Publicado".
- Tarjetas: son cada tarea o pieza de contenido dentro de una lista. Cada tarjeta puede tener descripción, fecha de entrega, etiquetas de colores, checklist, archivos adjuntos y personas asignadas. Es donde vive todo el detalle del trabajo.
El flujo super sencillo creas una tarjeta en «Ideas», la vas moviendo hacia la derecha a medida que avanza el trabajo, hasta que llega a «Publicado» ¡Una maravilla!
Tip Sherpa: cuando crees tu tablero de calendario de contenidos, añade una lista llamada «Branstorming» al principio. Cada vez que se te ocurra un tema, un formato o una idea para un post, vídeo o reel, créala como tarjeta ahí. Así nunca pierdes una idea buena y siempre tienes material para planificar el mes siguiente sin empezar desde cero.
Para qué sirve Trello si trabajas en marketing digital
Trello para qué sirve exactamente en el día a día de un marketer es la pregunta que más se repite. Y la respuesta es: para casi todo lo que implique organizar tareas, coordinar trabajo y tener visibilidad sobre el estado de tus proyectos.
Estas son las aplicaciones más habituales en marketing digital:
- Calendario editorial de contenidos: organiza todos tus posts, reels, artículos de blog, newsletters y vídeos por estado y fecha de publicación. De un vistazo sabes qué está listo, qué está en producción y qué falta por crear.
- Gestión de campañas de publicidad: cada campaña es una tarjeta con su briefing, creatividades, copies, fechas de lanzamiento y resultados. Todo el equipo tiene acceso sin tener que buscarlo en emails o chats.
- Planificación de estrategia de redes sociales: organiza la estrategia mensual por canales, con las temáticas, los formatos y los objetivos de cada publicación bien definidos antes de empezar a producir.
- Coordinación de equipos y clientes: si trabajas con un equipo o gestionas proyectos para clientes, Trello permite asignar tareas, poner fechas de entrega y dejar comentarios en cada tarjeta para que la comunicación quede centralizada.
- Seguimiento de proyectos freelance: cada cliente tiene su tablero con las fases del proyecto, los entregables acordados y el estado de cada uno. Muy útil para tener todo bajo control sin perder detalle.
- Organización del lanzamiento de un producto: desde la fase de preparación hasta el post-lanzamiento, todas las tareas, fechas y responsables en un solo sitio.
En el Máster de Marketing Digital de Sherpa Campus trabajamos la organización estratégica como parte del programa, cómo planificar tu calendario de contenidos, gestionar campañas y coordinar proyectos con herramientas como Trello aplicadas a tu propio proyecto real desde el primer módulo.
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Vamos a lo práctico que es lo que más me gusta. Si quieres usar Trello para organizar tu estrategia de contenidos de marketing digital, este es el flujo que mejor funciona:
- Crea una cuenta gratuita en trello.com e inicia sesión.
- Crea un tablero nuevo por ejemplo «Calendario de contenidos [mes/trimestre]» o «Estrategia de redes sociales [cliente o marca]».
- Crea las listas que van a representar tu flujo de trabajo. Una estructura que funciona muy bien es: Ideas → En producción → En revisión → Programado → Publicado.
- Crea una tarjeta por cada pieza de contenido con: el título o tema, el canal donde se va a publicar, la fecha de publicación, el formato y el responsable si trabajas en equipo.
- Añade etiquetas de colores para identificar rápidamente el tipo de contenido o canal: verde para Instagram, azul para LinkedIn, rojo para blog, amarillo para newsletter.
- Ve moviendo las tarjetas de una lista a la siguiente según avanza el trabajo. Cuando una tarjeta llega a «Publicado» tienes una vista clara de lo que está hecho y lo que queda.
Tip Sherpa: activa la vista de calendario de Trello para ver todas tus tarjetas con fecha de vencimiento en formato mensual. Es mucho más fácil detectar semanas vacías, identificar si tienes demasiado contenido acumulado en un mismo día o asegurarte de que publicas de forma constante. Está disponible en el plan gratuito y se activa desde el menú de vistas del tablero.
Trello gratis vs de pago: con cuál empezar y cuándo merece la pena pagar
Una de las cosas que más me gusta de Trello es que la versión gratuita. Para la mayoría de freelances y equipos pequeños de marketing es más que suficiente para empezar. Pero conviene saber qué incluye cada plan:
- Free (Gratis): tableros ilimitados, vistas básicas y automatizaciones limitadas. Perfecto para freelances y equipos pequeños que empiezan.
- Standard (5€/usuario/mes): campos personalizados, listas de verificación avanzadas y vista de calendario. Ideal para equipos en crecimiento con varios proyectos activos.
- Premium (10€/usuario/mes): todas las vistas (timeline, tabla, mapa) y automatizaciones avanzadas. Para agencias que gestionan múltiples clientes.
- Enterprise (consultar precio): seguridad avanzada y gestión centralizada. Pensado para grandes empresas con necesidades específicas de control y seguridad.
Mi recomendación es empieza con el plan gratuito y quédate con él todo el tiempo que puedas. Cuando notes que te falta una funcionalidad concreta, ese es el momento de plantearte el salto al Standard. No antes.
Trello, Notion o Asana: cuál encaja mejor con tu forma de trabajar
Trello no es la única opción y no siempre es la mejor para todo. Hay alternativas que encajan mejor según el tipo de trabajo que hagas:
| Herramienta | Para qué es mejor | Para quién encaja |
|---|---|---|
| Trello | Trabajo visual con flujo lineal: calendarios de contenidos, seguimiento de campañas y tareas simples | Freelances y equipos pequeños que quieren empezar rápido sin curva de aprendizaje |
| Notion | Combinar base de datos, documentos y gestión de proyectos en un mismo sitio | Perfiles más avanzados que necesitan centralizar estrategia y ejecución |
| Asana | Proyectos complejos con muchas dependencias entre tareas y equipos grandes | Agencias con varios clientes y equipos trabajando en paralelo |
| Monday.com | Gestión visual con más opciones de personalización, reportes y métricas | Equipos de marketing que necesitan datos de gestión además de organización visual |
| Notion + Trello | Notion para documentar la estrategia y Trello para ejecutar el día a día | Marketers que quieren lo mejor de cada herramienta sin renunciar a nada |
La clave no está en usar una herramienta por usarla, sino en usar la que realmente la que puedas implementar en tu trabajo diario. ¡Eso lo digo por experiencia propia!
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